I.90 SISÄISEN VALVONNAN JA TALOUDENHOIDON YLEISOHJE

LOIMAAN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ

Yhtymähallitus 19.06.2001,
muutos 20.11.2001

Sisällysluettelo

1. Sisäisen valvonnan perusta ja määrittely

1.1. Mitä tarkoittaa sisäinen valvonta
1.2. Sisäisen valvonnan järjestämisvastuu ja tilivelvolliset

2. Suunnittelu- ja seurantajärjestelmä

2.1. Strateginen suunnittelu
2.2. Organisaatio ja johtosäännöstö
2.3. Taloussuunnitelma ja talousarvio
2.4. Raportointi
2.5. Tilinpäätös
2.6. Henkilöstö

3. Rahatoimen hoito

3.1. Hyväksymisvaltuudet
3.2. Kassanhallinta ja käteiskassat
3.3. Sijoitus- ja lainapolitiikka
3.4. Tilien avaaminen ja käyttövaltuudet
3.5. Maksuliikenteen hoito
3.6. Menojen ja tulojen valvonta

4. Laskujen käsittely ja saatavien perintä

4.1. Tosite
4.2. Hyväksyjä
4.3. Vastaanottaja
4.4. Saatavien perintä ja poistaminen

5. Omaisuuden luettelointi, irtaimistokirjanpito ja varastot

5.1. Omaisuuden luettelointi
5.2. Irtaimistokirjanpito
5.3. Materiaalihallinto ja varastot
5.4. Vuosikuluiksi kirjattavat laite- ja kalustohankinnat
5.5. Rahavarojen, varastojen ja irtaimiston tarkastus

6. Sisäinen laskenta

6.1. Kustannuslaskenta
6.2. Suoritteiden hinnoittelu


7. Projektien ja valtionosuuksien hallinnointi

7.1. Projektit
7.2. Valtionosuudet

8. Riskien hallinta ja vakuutukset

8.1. Tietoturvallisuus
8.2. Rakenteellinen turvallisuus
8.3. Toiminnan riskit
8.4. Riskeiltä suojautuminen ja vakuutukset

9. Hankinnat

9.1. Yleiset hankintaperiaatteet
9.2. Tarjousmenettely

1. SISÄISEN VALVONNAN PERUSTA JA MÄÄRITTELY

1.1. Mitä tarkoittaa sisäinen valvonta

Kuntayhtymän omaehtoinen eli itsenäinen valvonta jakautuu ulkoiseen ja sisäiseen valvontaan. Ulkoinen valvonta on tilintarkastusta ja sisäinen valvonta koostuu sisäisestä tarkastuksesta, sisäisestä tarkkailusta ja luottamushenkilöiden toimesta tapahtuvasta seurannasta. Sisäinen valvonta on normaalia toimintaa, joka sisältyy suunnittelun, päätöksenteon, toimeenpanon ja valvonnan ketjuihin.

Sisäisen valvonnan tärkein tehtävä on riskien hallinta. Sisäinen valvonta on sekä ennalta ohjaavaa että toimintarutiineihin sisältyvää jatkuvaa toimintojen ja varojen käytön seurantaa tai jälkikäteen tapahtuvaa valvontaa. Sisäisellä valvonnalla pyritään:

- toiminnan tuloksellisuuden ylläpitämiseen, edistämiseen ja parantamiseen
- toiminnan jatkuvuuden turvaamiseen
- kirjanpidon ja muiden informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmistamiseen
- erehdysten, virheiden ja väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn ja toteamiseen
- varojen huolellisen ja taloudellisen hoidon turvaamiseen

Sisäinen tarkkailu on jatkuvaa toimintaan liittyvien työvaiheiden tai erillisten toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaa. Sillä varmistetaan, että tehtävät hoidetaan oikeaan aikaan, hyväksytyllä tavalla ja voimavarojen puitteissa.

Sisäinen tarkastus on aktiivista, systemaattista ja julkista toimintaa kohteinaan mm. rahavarat ja varastot. Mutta se on nykyisin myös strategioiden, toimintaperiaatteiden ja tavoitteiden toteutumisen sekä informaatiojärjestelmien tarkastusta.

1.2. Sisäisen valvonnan järjestämisvastuu ja tilivelvolliset

Sisäisestä valvonnasta vastaa kuntayhtymän tasolla yhtymähallitus ja kokonaisvalvontavastuu on johtavalla rehtorilla ja talousjohtajalla. Kaikilla tilivelvollisilla on vastuu oman vastuuyksikkönsä sisäisen valvonnan rakenteiden luomisesta ja valvonnan jatkuvasta ylläpitämisestä.

Tilivelvollisia ovat yhtymähallitus ja vastuuyksiköiden esimiehet. Tilivelvollisten määrittely on tarpeen muistutus- ja vastuuvapausmenettelyn vuoksi.

Vastuuyksiköiden esimiehet vastaavat sisäisen tarkastuksen toimeenpanosta.

Talousarviossa määrärahajaon on vastattava organisaatiorakennetta niin, että jokaiselle määrärahalle voidaan määrätä siitä vastaava tilivelvollinen viranhaltija.

2.SUUNNITTELU- JA SEURANTAJÄRJESTELMÄ

2.1. Strateginen suunnittelu

Kuntayhtymän strategisella suunnittelulla varmistetaan tavoitteiden asettaminen. Se toimii pohjana lyhyemmän aikavälin suunnittelulle. Kuntayhtymän strategiset suunnitelmat, jotka sisältävät kuntayhtymän toiminta-ajatuksen, toimintastrategiat ja pitkän tähtäimen visiot tarkistetaan kerran valtuustokaudessa. Kuntayhtymän toiminta-ajatus on kirjattu hallintosääntöön ja sitä tarkistetaan tarpeen vaatiessa.

2.2. Organisaatio ja johtosäännöstö

Yhtymävaltuuston lisäksi kuntayhtymässä on toimieliminä yhtymähallitus ja tarkastuslautakunta. Yhtymähallituksen alaisena operatiivisena johtona toimii johtotiimi, jonka muodostavat johtava rehtori, talousjohtaja ja vastuuyksiköiden esimiehet.

Kuntayhtymää johtaa yhtymähallituksen alaisena johtava rehtori. Toiminta jakaantuu valtuuston päättämiin vastuualueisiin. Yhtymähallitus päättää vastuualueiden jakamisesta vastuuyksiköihin ja näiden jakamisesta tiimeihin.

Organisaatiokaavio on tämän ohjeen liitteenä.

2.3. Taloussuunnitelma ja talousarvio

Kuntalain mukainen taloussuunnittelu on kuntayhtymän toimintojen ja talouden yhteen sovittavaa suunnittelua. Kuntayhtymän taloussuunnitelma tehdään neljäksi (4) vuodeksi ja sen ensimmäinen vuosi muodostaa talousarvion.

Yhtymävaltuusto määrittelee vuosittain kuntayhtymän toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet vastuualueittain. Yhtymähallitus asettaa vastuuyksikkö 1-tason toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Vastuuyksiköiden esimiehet määrittävät alemman tasoiset tavoitteet käyttösuunnitelmien hyväksymisen yhteydessä.

Toiminnalliset tavoitteet voivat olla luonteeltaan määrällisiä, laadullisia ja taloudellisia. Toiminnallisista tavoitteista tulevat johdetuiksi kuntayhtymän suoritetavoitteet.

Hyväksytyt käyttösuunnitelmat rekisteröidään kirjanpitojärjestelmään toiminnan ohjausta, johtamista ja valvontaa varten.

2.4. Raportointi

Laskentatoimen tehtävänä on raportoida sekä luottamushenkilö- että viranhaltijajohdolle ja jäsenkunnille riittävän usein toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Raportointi on tuloksellisuuden valvontaa.

Yhtymävaltuusto hyväksyy kuntayhtymän tilipuitteet, joissa on tarkoituksenmukaisella tavalla määritelty meno- ja tulotilit organisaatiorakennetta vastaavien vastuuyksiköiden tuottojen ja kulujen sekä taloudellisen tuloksen selvittämiseksi. Raportoinnissa käytetään hyväksi taloushallinnon käytössä olevia Pegasos-taloushallinto-ohjelmia.

2.5. Tilinpäätös

Tilinpäätöksen laatimisessa noudatetaan Kuntalakia, kirjanpitolakia ja –asetusta, kirjanpitolautakunnan kuntajaoston antamia ohjeita sekä Suomen Kuntaliiton suosituksia, malleja ja ohjeita.

Tilivelvollisten velvollisuutena on toimittaa toimintakertomukseen sisällytettävä materiaali annetussa aikataulussa ja muodossa.

2.6. Henkilöstö

Henkilöstö on keskeinen resurssi kuntayhtymän palveluiden tuloksellisuudessa ja laadussa. Henkilöstöhallinto jakaantuu seuraaviin osa-alueisiin:

- henkilöstösuunnittelu

- henkilöstöhankinta

- henkilöstön kehittäminen

- palkka- ja muut palvelussuhdeasiat

- työsuojelu ja työterveyshuolto

- työkykyä ylläpitävä toiminta

- yhteistoimintajärjestelmät

- henkilöstön perehdyttäminen

Eri osa-alueiden kehittämiseksi laaditaan kuntayhtymän henkilöstöstrategia laatukäsikirjan osaksi.

Palkkauksessa noudatetaan kunnallisen alan virka- ja työehtosopimuksia. Päätettäessä vakinaisen viran- tai toimenhaltijan tai sijaisen palkkauksesta, on palkkaperusteiden oikeellisuus varmistettava taloustoimistosta.

Harkinnanvaraisesta palkkauksesta päättää yhtymähallitus.

Päätäntävalta henkilöstöasioissa on määritelty hallintosäännön 4. luvussa.

3. RAHATOIMEN HOITO

3.1 Hyväksymisvaltuudet

Yhtymähallitus myöntää nimenkirjoitus- ja maksumääräysoikeudet sekä käteiskassapisteet. Yhtymähallitus määrää tilivelvolliset vastuuyksiköiden esimiehet, jotka toimivat laskujen hyväksyjinä.

3.2. Kassanhallinta ja käteiskassat

Käteiskassaoikeuksista päättää yhtymähallitus, mikäli hallitus ei ole delegoinut tästä päättämistä talousjohtajalle. Alitilittäjien on huolehdittava käteiskassojen saldojen ajantasaisuudesta. Käteiskassojen saldoja tarkistetaan vuoden aikana pistokokeilla. Käteiskassojen saldoja ei saa kasvattaa toimintaan nähden liian suuriksi.

Yhtymähallitus hyväksyy käteiskassojen kassatositteiden hyväksyjät.

3.2. Sijoitus- ja lainapolitiikka

Kuntayhtymän rahatointa on hoidettava tuottavasti ja taloudellisesti.Mikäli kassavaroja on siinä määrin, että ne kannattaa sijoittaa, on huolehdittava, että sijoituspäätös ei vaaranna maksuvalmiutta. Sijoittamisessa ei saa ottaa sellaista riskiä, joka vaarantaisi sijoitettavan pääoman. Kassavarojen tilapäisestä sijoittamisesta päättää talousjohtaja.

Yhtymähallitus ja talousjohtaja päättävät yhtymävaltuuston päätösten rajoissa lainojen ottamisesta, takaisinmaksusta ja lainaehtojen muuttamisesta.

Pitkäaikaisten lainojen ottaminen suuremmissa hankkeissa vahvistetaan talousarviossa. Lainan ottaminen tapahtuu eri rahoittajien kilpailuttamisen jälkeen.

Kuntayhtymän lainasalkussa on oltava korkosidonnaisuuksiltaan ja takaisinmaksuajoiltaan erilaisia lainoja, joiden tasapainoa valvoo yhtymähallitus.

3.4 Tilien avaaminen ja käyttövaltuudet

Talousjohtaja päättää pankkitilien avaamisesta, lopettamisesta, tileiltä otoista ja niille siirroista ja luottokorttien käyttöoikeudesta.
Pankkitilien käyttöoikeus on johtavalla rehtorilla ja talousjohtajalla.

3.5. Maksuliikenteen hoito

Maksuliikennettä hoidetaan taloustoimistossa sekä eri yksiköiden toimistoissa. Maksuliikenteen hoidosta on sopimukset Loimaan Seudun Osuuspankin, Sampo Pankin sekä Merita, Loimaan kanssa. Maksuliikenne hoidetaan konekielisesti. Maksuliikenteen menetelmistä ja työtavoista päättää talousjohtaja tarvittaessa yhteistyössä rahalaitoksen kanssa.

Rahavarat säilytetään rahalaitoksissa talousjohtajan määräämillä tileillä. Arvopaperit säilytetään taloustoimistossa lukitussa ja paloturvallisessa paikassa. Arvopapereista pidetään taloustoimistossa luetteloa.

Käteiskassat on tilitettävä riittävän usein pankkiin, jotta käteistä rahaa ei ole koskaan liian suurina summina yksiköiden toimistoissa tai työpajoissa. Käteiskassan enimmäismäärä on 5.000 markkaa. Kassanhoitajan ottaessa vastaan kuntayhtymälle tulevia maksuja, on maksajalle annettava juoksevalla numerolla ja päiväyksellä varustettu kuitti. Kuittiin on otettava maksajan allekirjoitus. Tämä määräys on pääsääntö. Maksujen luonteesta ja markkamäärästä johtuen on joissakin tapauksissa järkevää kerätä maksut koontilistoille. Tällöin kassanhoitaja laatii kuittitositteen, johon on liitettävä koontilista.

Numeroiduista tulotositesarjoista sekä tositteiden luovutuksista ja tilityksistä pidetään taloustoimistossa luetteloa, johon kaikki tulojen perimiseen käytettävät kuitit on kuitattava.

3.6. Menojen ja tulojen valvonta

Tilivelvollisten on seurattava kuntayhtymän menojen kehittymistä ja tulojen kertymistä. Kunkin vastuuyksikön esimiehen on huolehdittava, että menot suoritetaan ja tulot kannetaan oikeamääräisinä ja ajallaan. Jokaisen vastuuyksikön on vuosittain päätettävä tavaran, työsuorituksen tai palveluksen vastaanottajat.

4. LASKUJEN KÄSITTELY JA SAAMISTEN PERINTÄ

4.1. Tosite

Kirjanpito perustuu päivättyihin ja numeroituihin tositteisiin, joilla meno- ja tulotapahtumat dokumentoidaan. Tositteet on varustettava asianmukaisin merkinnöin seuraavasti:

Menotositteesta on käytävä ilmi seuraavat asiat:

1. Laskuttajan nimi ja muut riittävät yhteystiedot

2. Laskun aihe (vastaanotettu tuotannontekijä); mikäli käytetään koodeja tai vastaavia, on aihe kirjoitettava myös selväkielisesti

3. Mikäli laskutus koskee työkorvausta, josta ei suoriteta ennakonpidätystä sen vuoksi, että saaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin tulee ennakkoperintärekisteriote vaatia ensimmäisen laskun yhteydessä ja muulloinkin tarvittaessa

4. Arvonlisäverokanta ja arvonlisäveron määrä

5. Toimituspaikka ja -aika

6. Tavaran tai työsuorituksen vastaanottaja

7. Hyväksyjä

8. Tilimerkinnät: kirjanpidon menotili ja laskentatunniste

9. Maksettava markkamäärä

10. Eräpäivä

11. Että menon suorittamiseen on riittävästi määrärahaa. Mikäli yhtymähallituksen päättämä asia; hallituksen kokouksen päivämäärä ja pykälä

Tulotositteesta on käytävä ilmi seuraavat asiat:

1. Maksajan nimi ja muut riittävät yhteystiedot

2. Tulon aihe selväkielisesti

3. Saatavan suorituksen määrä

4. Arvonlisäverokanta ja arvonlisäveron määrä

5. Tilimerkinnät: kirjanpidon tulotili ja laskentatunniste

6. Tavaran tai palvelun luovutusajankohta

4.2. Hyväksyjä

Tilivelvolliset viranhaltijat toimivat hyväksyjinä kukin oman vastuuyksikkönsä osalta. Johtava rehtori ja talousjohtaja voivat hyväksyä myös muiden tulosyksiköiden laskuja ao. tilivelvollisen ollessa esteellinen tai estynyt.

Hyväksyjä vastaa siitä, että

1. Tositteeseen on merkitty siihen merkittäväksi edellytettävät tiedot

2. Menon peruste on asiallisesti oikea

3. Tilimerkinnät ovat oikeat

4. Menon suorittamiseksi on käytettävissä määräraha

5. Hyväksyjällä on valtuus toimia hyväksyjänä

6. Hyväksyjä ei ole esteellinen

Hyväksyjän ollessa esteellinen hyväksymään suoritusta (mm. kun suoritus kohdistuu häneen itseensä) hyväksyjänä toimii hänen esimiehensä. Johtavan rehtorin ollessa esteellinen, hyväksyjänä toimii talousjohtaja.

4.3. Vastaanottaja

Vastaanottajana toimii tavaran tai työsuorituksen tilaaja tai muu henkilö, joka voi todentaa vastaanoton. Tilaajan on ennen tilauksen tekemistä varmistettava hyväksyjältä tilauksentekovaltuus.

Vastaanottajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö.

4.4. Saatavien perintä ja poistaminen

Kuntayhtymän saatavat on laskutettava ja perittävä tehokkaasti, nopeasti ja taloudellisesti. Toistuvaislaskutus on hoidettava vähintään kuukausittain ja kertalaskut välittömästi tapahtuman jälkeen. Tilivelvollisten on seurattava tulojen laskutuksen ajantasaisuutta.

Laskun laatimisesta ja asiakkaalle lähettämisestä huolehtii se toimipiste, joka on suorittanut työn tai luovuttanut hyödykkeen taikka, jonka toiminnasta syntyy muu laskutusperuste. Lasku rekisteröidään laskutuksen yhteydessä myyntireskontraan.

Laskujen perintää tarkkailevat laskutuksesta vastaavat yksiköt. Maksutarkkailu tulee suorittaa heti kunkin laskutuskerran eräpäivän jälkeen, kun ajoissa tapahtuneet suoritukset on kirjattu kuntayhtymän tileille.

Saamisten perinnässä noudatetaan yhtymähallituksen hyväksymää viivästyskorkoa ja perintäkuluja. Maksukehotuksia lähetetään yksi, jonka jälkeen maksu siirtyy keskitetysti taloustoimiston kautta perintätoimistolle.

Saatavien poistamisesta kuntayhtymän taseesta päättää yhtymähallitus. Saatavat poistetaan taseesta viipymättä, kun on varmistuttu velallisen maksukyvyttömyydestä. Poistettuja saatavia ja niiden mahdollista perintää on seurataan vaikkakin jälkiperinnästä käytännössä huolehtii perintätoimisto.

5. OMAISUUDEN LUETTELOINTI, IRTAIMISTOKIRJANPITO JA VARASTOT

5.1. Omaisuuden luettelointi

Kiinteästä ja irtaimesta omaisuudesta, arvopapereista, saamisista ja muusta omaisuudesta sekä sopimuksista ja sitoumuksista on pidettävä luetteloa tai atk-rekisteriä. Tietojen ylläpidosta vastaa taloustoimisto tai asianomainen vastuuyksikkö erikseen sovittavalla tavalla.

Ammatti-instituutin omistamista kiinteistöistä pidetään taloustoimistossa luetteloa, johon on merkittävä kiinteistön sijaintitiedot, pinta-ala, lainhuudatustiedot, kiinnitykset, hankintahinta ja palovakuutusarvo (tai vastaava).

Investointiosan määrärahoilla hankituista, poistonalaisista hankinnoista pidetään keskustoimistossa erillistä hyödyke- tai hyödykeryhmäkohtaista käyttöomaisuuskirjanpitoa Kompi-käyttöomaisuus-kirjanpito -ohjelmalla.

Omaisuusesineisiin on tehtävä tunnistamismerkinnät.

5.2. Irtaimistokirjanpito

Irtaimistoon kuuluvista koneista, laitteista ja atk-ohjelmista ylläpidetään tietoja, jotka ovat tarpeen ko. omaisuuden yksilöimiseksi ja arvon määrittelemiseksi. Taloustoimiston johdolla pidettävään Safereg kalusto- ja irtaimistokortistoon merkitään irtaimistoesineet, atk-ohjelmat yms., jotka ovat arvoltaan vähintään 1.000 markkaa ja/tai joiden käyttöikä on vähintään kolme vuotta. Kortistoon voidaan ottaa arvoltaan vähäisempiäkin esineitä, mikäli se katsotaan tarkoituksenmukaiseksi.

Ostoreskontranhoitajat vastaavat kalusto- ja irtaimistokortiston ajan tasalla pitämisestä ja tekevät ostotositteiden perusteella merkinnät Safereg -tietokantaan.

Kaikista irtaimistoesineistä, joiden hankintahinta on vähintään 200 markkaa, mutta jotka eivät sisälly pidettävään kalusto- ja irtaimistokortistoon, on vastuuyksikön esimiehen antamien ohjeiden mukaan pidettävä sijaintipaikoittain yksilöityä luetteloa.

Käsikirjastoon hankittavista lähdekirjoista, videoista yms. on vastuuyksikön esimiesten määräämien henkilöiden pidettävä yksilöityä erillistä luetteloa (kirjastoluettelot). Tällaista luetteloa on pidettävä muistakin esineistä, joiden osalta on pelättävissä hävikkiä.

Rekistereihin merkitty omaisuus inventoidaan käyttäjäyksikön toimesta tarvittaessa tai vähintään vuoden välein.

Irtaimiston poistoesitykset on tehtävä kerran vuodessa. Poistojen hyväksymisestä päättää yhtymähallitus, kuitenkin sillä poikkeuksella, että talousjohtaja voi hyväksyä alle 1.000 markan irtaimiston poistot. Kaikista poistoista laaditaan poistoluettelo.

Irtaimiston siirroista vastuuyksiköstä taikka tilasta toiseen laaditaan kahtena kappaleena siirtoilmoitus, jonka allekirjoittavat lähettäjä ja vastaanottaja.

5.3. Materiaalihallinto ja varastot

Kuntayhtymässä on keskusvarasto tekniikan ja palvelualojen yksikössä. Pienempiä varastoja on sekä tekniikan ja palvelualojen yksikössä että myös muissa yksiköissä. Varastoja on hoidettava siten, että varastoon sitoutuva pääoma on mahdollisimman pieni huomioon ottaen kuitenkin esimerkiksi erikoisvaraosien määrä. Varastoista on pidettävä erillistä kirjanpitoa, josta ilmenevät varastossa olevan tavaran nimikkeet, yksikköhinnat, vastaanotetut, luovutetut sekä jäljellä olevat määrät. Erillinen kirjanpito ei ole tarpeen silloin, jos varastotiedot on helposti varaston luonteesta johtuen muutenkin selvitettävissä. Varaston arvo on kuitenkin voitava milloin tahansa kohtuullisella vaivalla selvittää. Varastot on inventoitava vähintään kerran vuodessa.

5.4. Vuosikuluiksi kirjattavat laite- ja kalustohankinnat

Vuosikuluiksi kirjataan alle 50.000 markkaa maksavat laite- ja kalustohankinnat. Vuosikuluiksi kirjattavat laite- ja kalustohankinnat sisältyvät käyttötalousosan määrärahoihin.

5.5. Rahavarojen, varastojen ja irtaimiston tarkastus

Yhtymähallituksen keskuudestaan valitseman kahden jäsenen tulee vähintään kerran vuodessa tarkastaa kuntayhtymän hallussa olevat pankkitilien varat, arvopaperit ja vakuudet sekä kuntayhtymän hallinnassa olevat varastot. Tarkastuksesta on annettava kertomus.

Talousjohtajan on tarkastettava tai tarkastutettava tarvittaessa, kuitenkin vähintään vuosittain kuntayhtymän kassojen rahavarat.

Irtaimen käyttöomaisuuden hankinnasta, luetteloinnista ja tarkastuksesta vastaa kunkin vastuuyksikön esimies.

6. SISÄINEN LASKENTA

6.1. Kustannuslaskenta

Kustannuslaskennalla tarkoitetaan lähinnä tavaroiden tai palvelusten tuotantokustannusten selvittämistä. Tavallisimmin kustannuslaskennalla pyritään selvittämään suoritteiden tuottamisen omakustannushinta, joka sisältää välittömät ja välilliset tuotantokustannukset sekä poisto- ja korkokustannukset.

Kustannuslaskentaa tarvitaan mm. hinnoitteluun, tuotantomenetelmien vertailuun, toiminnan analysointiin ja taloudellisuuden valvontaan, investointien suunnitteluun ja tavoitteiden asettamiseen ja budjetointiin.

Kustannuslaskenta voidaan tehdä, joko perinteisen kustannuslaskennan avulla jakamalla välittömät kustannukset suoraan suoritteille ja välilliset kustannukset kustannuspaikkojen kautta tai toimintolaskennan avulla.

6.2. Suoritteiden hinnoittelu

Sisäisten suoritteiden osalta hinnat tulee määritellä siten, että mikään yksikkö ei siirrä tehottomuuttaan toisen kannettavaksi. Hinnat voivat olla markkinapohjaisia tai kustannuspohjaisia. Sisäisten erien veloitusten tulee ensisijaisesti tapahtua laskuttamalla.

Ulospäin myytävissä suoritteissa tulee selvittää ja periä pääsääntöisesti ainakin omakustannushintaa vastaava korvaus.

7. PROJEKTIEN JA VALTIONOSUUKSIEN HALLINNOINTI

7.1. Projektit

Jokaisesta projektista tulee laatia projektisuunnitelma, joka sisältää projektin kuvauksen, aikataulun, vastuuhenkilön, rahoituksen ja seurannan.

Jokaisen projektin kustannukset kirjataan projektikohtaisesti. Projektin vastuuhenkilö on velvollinen huolehtimaan asianmukaisten tilitysten ja seurannan järjestämisestä sekä loppuraportin valmistelusta. Projektia koskevat sopimukset ja sitoumukset allekirjoittaa kuntayhtymän nimenkirjoitukseen oikeutetut henkilöt.

Projekteja koskevat samat säännökset nimenkirjoitusoikeuksista, hankintarajoista ym. kuin Ammatti-instituutin muitakin toimintoja. Esimerkiksi projektista vastaavat (projektipäällikkö tai vastaava) ei ole oikeutettu hyväksymään projektin laskuja eikä hänellä ole nimenkirjoitusoikeutta, ellei näitä oikeuksia ole erikseen yhtymähallituksen päätöksellä annettu.

Kaikki projektien hankinnat ovat hankintalain piirissä ja ne tulee kilpailuttaa. Projektin puitteissa hankittava käyttöomaisuus on Ammatti-instituutin omaisuutta, joka merkitään joko käyttöomaisuuskirjanpitoon tai irtaimistokirjanpitoon.

Projektiin osallistumisesta ja sen käynnistämisestä päättää yhtymähallitus. Yhtymähallitukselle on tuotava tiedoksi projektin loppuraportti (yhteenveto projektin toteutuksesta ja tuloksista).

7.2. Valtionosuudet

Vastuuyksiköiden esimiehet vastaavat alaisensa toiminnan valtionosuushankkeiden ja niihin verrattavista hakemuksista ja selvityksistä. Valtionosuustilityksistä on ilmoitettava viipymättä taloustoimistolle maksuvalmiussuunnittelua varten.

8. RISKIEN HALLINTA JA VAKUUTTAMINEN

8.1. Tietoturvallisuus

Tietoturvallisuus on koko organisaation yhteinen asia ja se ei koske pelkästään sähköisessä muodossa olevaa tietoa vaan tietojen, järjestelmien ja palveluiden asianmukaista suojaamista.

Kuntayhtymän atk-tuki huolehtii palomuurien ym. järjestelmien rakentamisesta, joiden tarkoituksena on estää asiattomien pääsy kuntayhtymän tietojärjestelmiin.

Tietojärjestelmiin ja niiden sisältämiin tietoihin liittyvät varmuuskopiot on suojattava ja säilytettävä huolellisesti. Palvelimet ja tiedonsiirtolaitteet tulee säilyttää lukitussa tilassa. Luovutettaessa tietoväline muuhun käyttöön, tulee tiedostot tyhjentää.

Käyttöoikeuksia tulee rajoittaa ja tarkistaa tietyin väliajoin.

8.2 Rakenteellinen turvallisuus

Kuntayhtymän kiinteistöjen turvaamiseksi ovat kaikki kiinteistöt hälytysvalvonnan piirissä. Kiinteistöjen avaimet luovutetaan henkilöstön käyttöön vain kuittausta vastaan. Avaimia on jokaisen säilytettävä huolellisesti ja muistettava, että avaimen kadottaminen merkitsee lukkosarjojen muuttamista, josta kustannus tulee avaimensa kadottaneelle.

8.3. Toiminnan riskit

Toiminnan riskien hallinta toteutetaan sisäisellä valvonnalla ja tarkkailulla.

Erityistä huomiota on kiinnitettävä seuraaviin asioihin:

- Työpaikalla on tehtävä oikeasti töitä. Tarkoittaa sitä, että kuntayhtymän on saatava henkilöstöltään se työpanos, josta palkkakin maksetaan.

- Tahattomat virheet on pyrittävä ennaltaehkäisemään ja välittömästi korjaamaan, jos virhe on ehtinyt tapahtumaan.

- Käteistulojen kertymistä tulee seurata. Jokainen kuitti tulee olla tilitetty ja taloustoimistoon on toimitettava tilityksestä jäljennös. Kuitit säilytetään yksikössä. Rahaa ei voi vastaanottaa ilman kuittia.

- Toimintaa on pystyttävä jatkamaan kaikissa olosuhteissa (varahenkilöt, koneet, tiedot).

- Taloushallinnon tiedoista on otettava joka päivä varmistukset ja varmistettava, että varmistusajot ovat tapahtuneet.

- Palkanlaskennassa pankkitilien muutoksista on jäätävä edellinen tieto näkyviin eli lokitiedot on oltava olemassa.

- Kunkin yksikön esimiehen on hyväksyttävä alaistensa palkat ja tehtävä tästä merkintä itse palkkaluetteloon.

- Kaupantekoa itsensä kanssa (omat firmat, osakkuus firmoissa) ei saa harjoittaa eli henkilö ei saa olla samanaikaisesti sekä ostajan että myyjän asemassa.

- Henkilöstön työnjako on järjestettävä siten, että tehtävät jaetaan eri henkilöille niin, että yksi henkilö voi tehdä vain rajattua toimintoa, joka ei mahdollista yksin suoritettua petosta

- Laskentatoimen hoitamisessa, hankinnoissa ja varastoinnissa on pyrittävä eliminoimaan ns. vaarallisten tehtäväyhdistelmien ym. työjärjestelyiden syntyminen (kassa-kirjanpito, kassa-reskontra- perintä, osto-tavaranvastaanotto-varasto, varasto-varastokirjanpito, varasto-lähettämö-myynti, myynti-luotonanto-perintä, palkanlaskenta-palkanmaksu)

8.4. Riskeiltä suojautuminen ja vakuutukset

Osana riskienhallintaa suoritetaan riskienkartoitusta. Riskiensuojautumisvaihtoehtoina ovat vakuuttaminen tai omat suojautumistoimenpiteet, jolloin riski kannetaan itse.

Vakuutukset keskitetään tarjouskilpailun perusteella yhteen vakuutusyhtiöön. Tarjouskilpailu järjestetään pääsääntöisesti kerran valtuustokaudessa.

9. HANKINNAT

9.1 Yleiset hankintaperiaatteet

Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä. Hankinnat jaetaan KTM:n vuosittain vahvistamien kynnysarvon ylittäviin ja alittaviin hankintoihin, joka vaikuttaa tietyiltä osin hankintamenettelyyn.

Kuntayhtymän hankintatoimessa noudatetaan yhtymävaltuuston 28.11.2000 hyväksymiä hankintaperiaatteita, joiden mukaan kuntayhtymän hankinnoissa sovelletaan Suomen Kuntaliiton yleisiä hankintaohjeita.

Viranhaltijoiden hankintarajat yhtymähallitus päättää vuosittain talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden yhteydessä. Hankintatoimesta vastaa talousjohtaja, joka tarvittaessa antaa lisäohjeita vastuuyksiköille hankintatoimen järjestämisestä.

9.2 Tarjousmenettely

Hankinnat tulee kilpailuttaa ellei se hankinnan arvo huomioon ottaen ole epätarkoituksenmukaista. Hankinta on tehtävä mahdollisimman edullisesti eli tarjouksista tulee hyväksyä se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin.

Tarjouspyyntö lähetetään samanaikaisesti ja samansisältöisenä kaikille ehdokkaille. Tarjouspyynnössä on ilmoitettava valintaperusteet (esimerkiksi, että laatua painotetaan ja mikä on sen painoarvo).

Tarjouspyyntö on lähetettävä yleisten hankintaohjeiden mukaan viidelle tarjoajalle. Tarkoituksenmukaisuusnäkökohdat huomioon ottaen tarjous voidaan lähettää myös vain kolmelle tarjoajalle. Jos alan yrityksiä ei ole kuin yksi, pyydetään tällöinkin tarjous.